できる人の机は整理されているという話はよく聞きます。また、机が整理されている人の脳も整理されているともよく言われています。

ということで、仕事の効率化を念頭にデスクや引き出しの整理のポイントについて解説します。

サラリーマンの方は、よく会社でデスクの上はできるだけシンプルにするように言われていると思います。私も6~7社の会社に転職しましたが、どの会社でも、机の上はできるだけ整頓するように言われました(逆にデスクを煩雑にしてくださいと言われた会社は一社もありません(笑))。デスクを整理する理由・利点は、以下の通りとなります。

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デスク整理の利点

集中力が増す

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デスクの上にたくさん物を置くと、余計なものが目に入るため、余計なことを考えたり、して脳に余計なストレスを与えてしまいます。このため集中力が落ちて、仕事の効率もよくありません。

このため、デスクの上にはできるだけ物をおかないことがポイントになります。特に、デスク上にパソコンと電話だけが置かれている状態が理想となります。

また、デスク上にあまり物を置かないことで、集中力が増して、仕事の効率、生産性も向上することになります。

探し物が見つかりやすくなる

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デスクを常に整理・整頓された状態にすることで、ほしい物がすぐに見つかるようになります。逆にデスクが煩雑で、ほしいものを常に探す必要がある場合、ストレスも発生し、仕事の生産性も落ちてしまいます。

※参考までに、探し物がある場合、デスクを整理しながら探すと、デスクが整理されると同時に探し物も見つかり一石二鳥となります。また、自宅の部屋で探し物をする場合も同様に整理整頓されるので便利です。

以下では、引き出しとデスク上の整理方法について解説します。

引き出し編

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仕事を効率化するための引き出しを整理するポイントは、以下のようになります。

引き出しの役割を決める

例えば、一番上には、文房具、二番目には書類といったように、引き出しに役割分担を設けるようにします。引き出しの役割分担を明確にすることで、ほしい書類、文房具を素早く取り出せて仕事の効率も上がります。

仕切りを設けて、上か見てわかるようにする

例えば、トレーやファイルボックスなどを用いたりすることで、引き出しに仕切りを設けるようにします。引き出しの中に仕切りを設けることで、上か見た場合、どこに所望の物があるかが一目瞭然になります。

ほしい物を直ぐに見つけ出せる状態にすることがポイントであり、仕事の効率化に繋がります。

引き出しの定番の配置とは

一番上の引き出しは文房具

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通常デスクの一番上の引き出しは、深さが浅い構成であるのが通例であるため、文房具を置くのがお勧めです。

また、頻繁に使うものを引き出し内の手前に置くのもポイントです。

例えば、消しゴム、付箋など、よく使う文房具を手前に置き、余り使わない切手などを引き出しの置くようにします。このような配置により、頻繁に使う文房具を素早く取り出すことができます。

文房具は1種類1個が原則

文房具は、特に意識していないと同一種類の文房具がどんどん増えていきます。例えば黒のボールペンが5~10本くらいあると、引き出しの中が煩雑になりがちです。このため、文房具は原則として1種類1個にするようにします。

真ん中の引き出しには小物

通常、真ん中の引き出しは、一番の下の引き出しより高さ(深さ)がない構成です。このため、真ん中の引き出しには書類よりは小物を置くのが定番です。小物の例としては、例えば、電卓やコップなどがあります。

また、小物を置くポイントとして重ねて置かないよにします。引き出しの上から見て、すぐに小物の場所がわかるような配置にすることで、素早く所望の小物を取り出せるような配置が理想になります。従って、小物をできるだけ重ねておかないようにします。

一番下の引き出しには書類

一番下の引き出しは最も深さがあるため、この引き出しの中には書類を置くのが定番となります。

書類は縦に置くのが良い

書類を重ねておくと、探すときに書類をあさることになり面倒です。このため、引き出しの中に仕切りを設けて書類は縦に配置して、書類の見出しが上か一目でわかるようにします。一目で書類全体が見渡せるため、素早くほしい書類を取り出せて、仕事の効率も上がります。

センターの引き出しは何も入れない

センターの引き出しとは、座った状態で膝の上にある、一番幅がある引き出しのことです。センターの引き出しは、基本的に何も入れないようにします。

また、センターの引き出しは、一時的な書類の保管場所として活用するのも定番です。例えば、一時的な書類をセンターの引き出しに置いて、その後、一時的な書類をセンターの引き出し方取り出して、しかるべき場所(例 書類の置いてある一番下の引き出し)に置くようにします。

デスク上を整理するポイント

デスクの上は、パソコンと電話のみが理想

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デスクに余計な物が置いてあると、思考が余計な物を考えてしまい、集中力が落ちてしまいます。このため、デスク上には最低限必要なもの、例えばパソコンと電話のみがある状態が理想となります。

デスクの上に物を置きたい場合

デスク上には、パソコンと電話のみが理想と上述しましたが、デスクに様々な物を置きたい場合もあると思います。この場合、以下の方針に従うことで、仕事の効率がアップすることになります。

机の上にはできるだけ物を置かない

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机の上に置くものは最小限にすることで、目に入る情報量が少なくなり、集中力の乱れも減り仕事の効率が上がることになります。

例えば、ペン立てやカレンダーをデスク上に置くか方もいますが、これらの物も引き出しに入れるなどして、デスク上に置かないようにします。また、一時的に必要な書類などはセンターの引き出しに一時的に保管するようにします。

ポイントは、目に入る情報量をできるだけ少なくすることになります。

できるだけ物、書類を捨てる

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捨てるべきものを机の上に置いたままにすると、どんどん溜まって手が付けられなくなります。この場合、不要なもの、捨てるかどうか微妙なものは、思い切って捨てるように心がけることが重要となります。

定期的にデスクを整理する時間を設ける

例えば、毎朝や帰宅時、毎週月曜日など定期的にデスクを整理する時間を設けるようにします。定期的にデスクを整理することで、常にデスクが整理整頓された状態が保たれ、仕事の効率アップの一助となります。

また、仕事が行き詰った場合などにも、デスクを整理することで、気分転換になり、新しいアイディアを思い浮かぶかもしれません。

書類をできるだけ電子化する

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一番下の引き出しは、書類にするのお勧めと上述しましたが、もちろん引き出しの書類はできるだけ少ない方が良いことになります。このため、書類をできるだけ電子化(ワード、エクセル等)して、パソコンに保存することがお勧めです。

例えば、紙の書類が既に電子化されている場合、パソコン上に書類データを保存する一方、紙の書類は捨てるようにします。また、紙の書類をスキャンして電子化するのも一つのやり方です。

もちろん、電子化すればするほど、パソコンの中身(例えばデスクトップ)が煩雑になるため、こちらも整理・整頓が必要になります。

デスク周りの便利なグッズとは

参考までに、以下のサイトページでは、デスク上で仕事効率化の一助になる便利なグッズが載っています。例えば、上記の万能クリップなどの便利グッズが多く紹介されています。
デスク周りの便利グッズまとめ

まとめ

いかがでしたでしょうか?仕事の効率化を念頭にデスクの整理方法について解説しました。ちょっとしたポイントで仕事の効率や生産性も向上するかと思います。また、生産性が上がることで、評価も上がり残業も減り、嬉しい限りです。

大まかにデスクの整理方法をまとめると以下の通りになります。

・デスクの上にできるだけ物を置かないようにして、集中力を上げる。
・各引き出しの役割を明確にして、直ぐに書類等を見つけすい状態にして置く。
・場合によっては、書類を電子化する。