日々の仕事量が多くて、毎日残業をしている方も多いかと思います。やっぱり、仕事は定時までに終わらせて、プライベートな時間をたくさんもちたいですよね。ここではこの残業を減らす方法について解説します。

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終わりそうもない場合明日に伸ばす

仕事が今日中に終わらない場合、仕事を明日に伸ばすようにします。

例えば、仕事の期限が明日や明後日の場合には、今日中に終わらない場合、簡単に仕事の残りを明日に回すことができます。一方、今日期限の仕事が非常に多く、相当残業しなければ、今日中に仕事が終わらない場合があります。この場合、スケジュールを変更できる上司に明日まで仕事を伸ばせるか相談するのも一つです。

仕事・工数の見積もり力をつける

仕事の工数(仕事にかかる時間)を見積もる力をつけることで、大幅に残業を減らすことができます。

例えば、見積もり力がある方で、与えられた仕事の工数を10時間と見積もったとします。この場合、与えられた仕事の期限を明日や明後日にすることで、残業せずに余裕て定時に帰ることができます。

一方、見積もり力がなく、与えられた仕事が本来10時間かかるにもかかわらず、5時間で終わると見積もり、今日中に終わりますと上司に報告したとします。この場合、残業して10時間かけてなんとか仕事をこなす羽目になります。

個人的にも、無限の見積力がある場合、常に残業なしで業務を快適にこなすことができると思います。これまでの同僚の中で、比較的早く帰っていいた方は、見積力がある方ばかりでした。

スケジュールを緩めに設定

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いつも、スケジュールを厳しく設定しがちな方の場合、スケジュールを緩めに設定することで、余裕をもって仕事をこなすことができます。表現を変えると、仕事にかかる時間を見積もる場合、多めに見積もるようにします。

例えば、ある仕事が2日ギリギリかかりそうな場合、スケジュールにバッファを持たせて、期限を3日後や4日後するなど、余裕のあるスケジュール設定するようにします。

上司と期限交渉する

今日中にやるべき仕事が終わらない場合、上司に相談して仕事を明日まで伸ばすことができるか交渉するようにします。

意外にも交渉が成功するケースは結構あります。例えば、今日期限の仕事が実は明日までの場合があったり、他の優先度の低いタスクを明日以降に伸ばすことで、今日期限の仕事ができる時間を増やすこともできます。

私の周りでも、早く帰宅する方は、結構、上司との期限交渉がうまいと思うことがよくあります(笑)。

優先順位をつける

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例えば、複数の仕事を抱えている場合、今日期限の仕事と明日以降でも問題ない仕事に分類して、今日期限の仕事を優先してこなすようにします。つまり、今日期限の仕事の優先順位を高めにして、明日期限の仕事の優先順位を低めに設定します。

また、仕事の優先順位をつけることは、仕事のスケジュールを組むことにもなるので、仕事にメリハリが出て、仕事の生産性も向上することになります。

生産性を上げる

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仕事量が多くて、定時までに終わらない場合、生産性を上げるのも効果的です。10時間かかる仕事を、8時間で終わらすことができれば定時に帰ることができます。また、生産性が上がることで、会社の利益率も向上することにも繋がります。

ただ個人的には、仕事・工数の見積もり力の方が重要であると感じます。例えば、物凄く仕事が早く、通常12時間かかる仕事が8時間で終わる方がいるとします。一方、仕事の工数見積もりを誤って、15時間や20時間分の仕事を今日期限に設定してしまった場合、残業せざるをえなくなります。

雑談をしないようにする

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雑談をしないようにすることで、雑談した時間分を仕事に充てられるため、仕事の生産性が単純に上がることになります。ただ、雑談しないことには賛否両論があり、雑談することで、気分転換になり仕事の能率が上がる場合もあります。

仕事ができる時間を増やす

例えば、いつもより、1時間早く出社したり、昼休みの30分を仕事にあてたりすることで、単純に仕事ができる時間を増やすようにします。

・早出する
・昼休みに仕事をする

私の同僚のケースでは、その日の仕事量が多い時には、必ず昼休みにも仕事をこなすことで、他の方より早く退社していました。
ただ、このやり方は、本来休憩するべき時間を削ることになるので、やや消耗するやり方ではあります。

仕事を他人にまかせる

やるべき仕事の量が多すぎる場合、他人に頼むことで、自分の仕事量が減ることになります。

ただ、他人に仕事を与える方法は、通常、上司が部下に仕事を与えるようなケースが大部分であると思います。特に、仕事を一人で抱えこみがちな上司の方には、有効な方法です。もっとも、仕事を与える部下の仕事量も考慮して、仕事を与えすぎないようにする必要は。もちろんあります。

仕事を断る勇気も必要

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例えば、今日をこなす仕事が多くあり、定時ギリギリまでかかるとします。この場合に、さらに上司から今日中期限の仕事を引き受けてしまうと、今日は残業しなければなりません。この場合、上司から仕事の依頼を受けた場合、上司と調整して、明日までの期限で大丈夫か交渉したり、自分の抱えている他のタスクと入れ替えるなどの調整をするようにします。もしくは、思い切って仕事の依頼を断ることも必要になります。

僕自身も仕事の依頼を断ることは結構やっています。例えば、この仕事を受けると、他の仕事の間に合わなくなる等、理由を明確に伝えることで、仕事を依頼した方も納得すると思います。

スケジュールを前倒しする

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例えば、逆に5日かかる仕事を5日で終わらせるようにする場合、5日目にイレギュラーなタスクが発生して、結局、残業してしまうことがよくあります。

この場合、例えば、5日かかる仕事を前倒しして、4日で終わらせるようにします。もちろん、通常より短く仕事を終わらせるためには、集中力を上げたり、効率を上げる工夫なども必要にはなってきます。

私自身も、スケジュールの前倒しするように常に意識しています。ポイントとしては、5日の仕事が与えられた場合、前半部分(最初の1日目や2日目)に、集中して前倒しするようにします。スケジュールが前倒しになることで、最終日の5日目は余裕を持って仕事ができる利点があります。さらに、仕事が早ければ早いほど、人件費が減るため会社に利益をもたらして、個人の評価も上がることになります。もちろん仕事の速度以外にも、仕事の質も重要にはなります。

探し物を減らす

会社ではなかなか探し物が見つからない経験をした方は多いと思います。必要な書類やデータを探す時間も、積もれば結構な時間になります。例えば、パソコン内のフォルダを整理したり、机の中を整理したりして、必要な情報を常に取り出せるようにします。例えば、あまり忙しくない時期に、机の上や引き出しを整理するのも有効です。